会议策划者在选择会议场地时需要考虑的主要事项有：
地区
a、费用(成本)与便利性
b、是否邻近机场
c、轿车或出租车是否足够
d、是否有充足的停车空间
e、如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况
环境
a、当地有什么旅游景点
b、购物环境
c、休闲活动
d、气候状况
e、环境是否良好
f、餐厅数量和质量
g、当地治安
h、社区经济状况
j、过去会议举行情况
k、当地的形象如何
l、当地会议管理部门支持与服务情况
m、会议周边供应厂商的经验、设备是否足够（如视听器材公司、展览公司、事务机器公司）
n、安全保障
饭店设施和服务
a大厅是否整洁，吸引人
b报到处是否容易找到
c是否有足够房间供工作人员使用
d是否有能力处理客人住店和离店的高峰时段
e接待处的人力是否足够
f是否有足够的电梯设备。
g询问处是否全天候有人值班。
h是否有药店
j是否有礼品店
k是否有保险箱
l对客人的服务：门童是否友好
m服务员工作效率如何
客房
a家具是否完好
b冲浴设备如何
c光线是否充足
d是否足够的衣橱空间与衣架
e烟雾警示器
f火灾逃生资料是否清楚
g冰箱和小酒吧
h走道是否整洁，包括清洁人员是否定时清理通道、烟灰
i是否在每层楼有冰块和饮料
j电梯服务
k标准房与豪华房标准
l是否有特别楼层提供特殊服务
m豪华套房的数量与形式
n客厅、卧室尺寸和睡床类型
o房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景
p每一种类别的房间数
q有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理
r会议房价与一般房价如何
s何时能提供确定的会议房价
t是否需要保证数量与订金
u进房与退房的时间
v什么时间取消已预订的房间
w付款方式
x接受哪几种信用卡
y万一取消订房，退款方式为何
z订房的程序和方法
会议室
（1）会议室尺寸(面积)。
（2）当会议室做不同座位安排时，其容量如何
（3）会议室隔音设备是否良好
（4）电源开关、冷暖气控制是否单独分开
（5）会议室的音响效果，是否有良好音响系统
（6）固定设备如黑板、银幕和家具
（7）障碍物如圆柱
（8）视听设备
（9）视听效果
（10）是否后座的人可以看到银幕
（11）会议室天花板高度
（12）是否有装饰灯架
（13）装饰的镜子是否会反光
（14）是否有窗帘遮住窗户光线
（15）电源控制位置
（16）火灾逃生口
（17）公共区域是否整洁
（18）相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行
（19）房间和公用电话是否很方便
（20）洗手间数量、位置，是否干净
（21）衣帽问数量、位置
（22）是否有足够空间放置家具和器材
（23）良好光线
（24）很容易让与会者找到
（25）足够的电源插座
（26）安全性如何
（27）桌子、椅子数量和规格
（28）是否有不同高度的舞台
（29）是否有有地毯和铺裙边的舞台
（30）讲台：站立式讲台，有灯光的讲台
（31）黑板和布告栏
（32）指示架
（33）废纸篓与垃圾桶
（34）照明灯与辅助灯设备
（35）灯光控制盘。
（36）报到台
（37）麦克风数量和种类